Secondo il D. Lgs 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 3, comma 1:
La tutela consiste nell'esercizio delle funzioni e nella disciplina delle attivita' dirette, sulla base di un'adeguata attivita' conoscitiva, ad individuare i beni costituenti il patrimonio culturale ed a garantirne la protezione e la conservazione per fini di pubblica fruizione.
In base alla normativa vigente (D.Lgs. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41), gli Archivi di Stato esercitano la tutela mediante la vigilanza sugli archivi prodotti dagli uffici statali periferici della provincia su cui insistono.
Tale vigilanza è espletata mediante le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste dunque per ogni ufficio statale. Tali Commissioni sono composte da almeno due membri dell'Ufficio stesso, da 1 funzionario archivista dell'Archivio di Stato e da un rappresentante della locale Prefettura.
La Commissione si riunisce con periodicità quadrimestrale per valutare gli atti destinati alla conservazione permanente e quelli proposti dall'Ufficio per lo scarto, perché non più utili né a fini amministrativi, né a fini storico-culturali. Si occupa anche di vigilare e coadiuvare l'Ufficio terriotriale nella corretta produzione e conservazione documentaria, fasi che interessano gli archivi correnti e di deposito, curandone il passaggio alla fase di archivio storico che può coincidere con il momento del versamento presso l'Archivio di Stato. Le Commissioni si occupano anche di indirizzare il personale degli Uffici statali nelle operazioni di selezione e scarto, secondo i Massimari di scarto che definiscono i tempi di conservazione dei documenti.
